Bewaar vanuit HostFact verzonden emails voor audit doeleinden

By | July 31, 2019

Recent kwam de volgende uitspraak ons ter oren: https://www.technite.nl/hostslim-ook-in-hoger-beroep-in-ongelijk-gesteld-e-mails-wel-verstuurd-maar-niet-gezien/.
De belangrijkste les uit dit vonnis voor ons was:

De lessen die hier namelijk uit getrokken kunnen worden zijn dat een leverancier er goed aan doet veelvuldig en voortijdig te communiceren over gepland onderhoud. Het bijhouden daarvan (logging, ticketsysteem) is essentieel om eventuele escalaties later het hoofd te kunnen bieden.

Wij verzenden alle communicatie vanuit ons administratiesysteem HostFact. HostFact bevat immers alle debiteuren en we kunnen daar handig gebruik maken van email templates en debiteurgroepen. Denk hierbij aan communicatie over up te daten PHP versies en aankondigingen over server onderhoud. HostFact bewaard alle verzonden emails in de database (HostFact_Emails) dus daarmee zouden we voldoende logging hebben, toch? Ware het niet dat HostFact alle items ouder dan één maand uit de database verwijderd en dit geen instelling is die wij aan kunnen passen.

Om de logging over verzonden emails voor langere tijd te bewaren hebben we een kopie van de HostFact_Emails tabel gemaakt en de originele tabel HostFact_Emails voorzien van twee mySQL triggers. Deze triggers worden afgetrapt zodra er een INSERT of UPDATE actie op de tabel plaats vindt (= HostFact de opdracht krijgt een email te versturen en de email daadwerkelijk verstuurd is).

Om dit zelf in te richten moet je het volgende doen:
– Log via phpMyAdmin in op de HostFact database.
– Voer de volgende code uit in het SQL tabblad. Met deze code wordt een kopie van de HostFact_Emails tabel gemaakt en alle bestaande records meegenomen.

– Voer nu, wederom via het SQL tabblad, de volgende queries uit. Met deze queries worden de twee triggers aangemaakt. De eerste trigger (BEFORE INSERT) zorgt ervoor dat de email die verzonden gaat worden in zowel de Emails_Audit tabel als de HostFact_Emails tabel wordt opgeslagen. De tweede trigger wordt actief zodra de email verstuurd wordt, de datum en tijdstip van verzending wordt geupdate en de status wordt op verzonden gezet.

– Test de aanpassing door een nieuwe mailing te versturen via HostFact. Nu moet de nieuw verzonden email zowel zichtbaar zijn in de HostFact_Emails tabel als in de Emails_Audit tabel.

Nu mag HostFact iedere nacht de records ouder dan een maand verwijderen en blijft de informatie bewaard in onze eigen tabel. Mocht het ooit nodig zijn dan kan het bewijs van verzending uit deze tabel gehaald worden (en als aanvulling is het een goed idee om de logfiles van de email server ook langer te bewaren, voor het geval dit extra bewijs ook nodig is).

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *